Quando rincorrere le informazioni diventa parte del lavoro
Ci sono attività che fanno parte della quotidianità di un’azienda, ma che non dovrebbero trasformarsi in un lavoro dentro al lavoro: una telefonata per sapere dove si trova una squadra, un messaggio su whatsapp per recuperare una fotografia scattata in cantiere, una richiesta di aggiornamento per capire se un intervento è stato completato. E magari per finire, un’attività annotata su un foglio che va perso e qualche giorno dopo bisogna assolutamente trovare.
Sono operazioni che ogni giorno assorbono tempo, che raramente viene percepito come uno spreco. È semplicemente “il tempo necessario per mandare avanti il lavoro”, ore perse che potrebbero essere dedicate ad attività molto più importanti.
La digitalizzazione può cambiare questo approccio: non significa semplicemente fare le stesse cose più velocemente. Significa eliminare alla radice alcune delle attività che fanno perdere tempo.
È proprio con questo obiettivo che nasce TEAM di Emax, il software pensato per la gestione delle squadre e delle attività operative.
Con TEAM, il lavoro può essere organizzato all’interno di un unico sistema: le attività vengono calendarizzate, le squadre coordinate e le informazioni condivise tra ufficio e campo. Il responsabile può avere una visione chiara delle attività programmate e del loro avanzamento, mentre gli operatori possono ricevere e aggiornare le informazioni direttamente sul campo.
Non è più necessario ricostruire ogni volta la situazione attraverso decine di messaggi o telefonate, perché le informazioni sono disponibili dove servono e possono essere condivise in modo più semplice e immediato.
Più tempo per le persone, più efficienza per l’azienda
Il vero vantaggio, quindi, non è soltanto tecnologico, è organizzativo.
Quando un responsabile non deve passare buona parte della giornata a rincorrere informazioni, può dedicare più tempo alla pianificazione, al controllo e alle decisioni. Quando una squadra riceve indicazioni chiare e aggiornate, può concentrarsi sul proprio lavoro. Quando l’azienda dispone di informazioni condivise e aggiornate, può prendere decisioni più rapidamente.
In definitiva, efficienza non significa chiedere alle persone di fare di più in meno tempo, ma eliminare tutto ciò che fa perdere tempo inutilmente.