Digitalizzare rende competitivi: intervista a Umbra Servizi

Sono tante le esperienze raccolte tra i clienti Emax, raccontano in modo dettagliato e pratico ciò che si può fare con i nostri software e spesso sono molto più esplicative di qualsiasi nostra presentazione di prodotto. La prima intervista che riportiamo è quella fatta a Umbra Servizi Srl. L’azienda ha iniziato ad utilizzare i nostri software nel 2017 e nel tempo la nostra collaborazione è cresciuta, passando dall’utilizzo del Gestionale per l’elaborazione delle commesse Enel, all’attivazione del sistema Collavoro Green (con l’applicazione Team) per la gestione dei mezzi e delle squadre in esterna. 

Umbra Servizi ha sede a Gualdo Cattaneo (PG) e nasce nel 1994. Opera nel settore dei servizi e manutenzione del verde su tutto il territorio nazionale. Grazie all’impiego di una struttura tecnico-organizzativa motivata, specializzata e costantemente qualificata, vanta importanti risultati ottenuti nel settore del verde pubblico e privato.

Oggi Umbra Servizi annovera uno staff di circa 350 operatori che vanno a formare un centinaio di squadre attive contemporaneamente in zone differenti della Penisola.

Coordinare tutta questa forza lavoro esige controlli importanti, costante relazione tra gli uffici della sede e i capisquadra, ma soprattutto l’utilizzo di uno strumento comune che regoli le dinamiche di passaggio della documentazione validata. 

Abbiamo intervistato il nostro referente per Umbra Servizi, Fabio Rivaroli, responsabile tecnico dell’azienda. 

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un software come Collavoro?

Abbiamo trovato in Emax un partner fondamentale. La piattaforma ci permette di avere sott’occhio tutto l’andamento dei lavori e grazie all’applicativo, facile da usare, possiamo monitorare l’attività dei nostri team anche se sono dall’altra parte dell’Italia. I movimenti dei mezzi utilizzati, le foto di arrivo in cantiere, la reportistica che ci inviano alla fine della giornata… tutto è digitalizzato e ci permette di vigilare sulla tipologia di attività e sulle ore lavorate da ciascuno dei nostri dipendenti. Ovviamente in virtù di una loro primaria garanzia di sicurezza sul posto di lavoro e, di conseguenza, tutela della salute della nostra azienda.

Avere un software completo e ricco come questo ci agevola dal punto di vista della gestione agile delle commesse, ci rende estremamente competitivi sul mercato e nello stesso tempo ci dà il valore aggiunto di cui avevamo bisogno nell’acquisizione di crediti determinanti nelle gare d’appalto.

Cosa vuol dire? Avere un software come questo aumenta il punteggio nelle gare?

Ogni gara d’appalto presenta un capitolato con una parte economica e una parte tecnica. Quest’ultima è dedicata in particolare ai dettagli del progetto che riguardano le migliorie, nell’organizzazione del lavoro e nella gestione del personale. Ciò significa nell’organizzazione, nella modalità di reportistica, nelle modalità di comunicazione con la stazione appaltante. 

Nello specifico si tratta di comunicare all’azienda appaltante che all’interno dell’appalto si garantiscono alcuni passaggi importanti della gestione del lavoro e del personale: gli operai e il loro contratto, l’assegnazione del lavoro, le fotografie delle aree verdi pre e post lavorazione, le consistenze, la localizzazione del personale e i report per ciascuna fase del lavoro. Sono dettagli richiesti e funzionali alla connotazione tecnica che vanno analizzati da una commissione.

Quindi l’utilizzo di un software che agevola tutto questo è utile dal punto di vista organizzativo aziendale, ma va anche a vantaggio della gestione economica, visto che i dati (produttivi) raccolti possono aiutare a prevedere il riscontro alla prossima gara.

Può farci un esempio?

Certo. Per esempio, se un committente chiede di avere un report che riporti giornalmente chi ha lavorato in quell’ordine di lavoro, quali sono state le fasi di avanzamento, nel momento in cui devo contabilizzare la commessa, è facile ritrovare questi dati automaticamente grazie al software. L’ufficio tecnico e amministrativo scaricano in un attimo il giornale lavoro, i rapportini validati con le quantità e le fotografie fatte dal caposquadra. A prescindere che Enel lo chiami LCL, Snam lo chiami ODL (ordine di lavoro), i comuni lo chiamino ODS (ordine di servizio), questo documento è fondamentale per valorizzare lo stato di avanzamento dei lavori svolti dagli operatori.

Senza dimenticare che ogni committente utilizza un gestionale differente, problema facilmente risolto da Emax.

A conti fatti, quindi, c’è un corrispondente percentuale di tempo e di lavoro che il software riesce ad agevolare?

Dal punto di vista della gestione dei dati utili alla compilazione delle buste paga dei dipendenti, abbiamo alleggerito il peso dell’ufficio preposto almeno dell’80%. Per ogni dipendente, con un click si ha un estratto diviso per tipologia di contratto, le ore e le giornate di lavoro. Prima era tutto uno scartabellare, carte volanti e spesso scarabocchiate. 

In più, c’è da considerare ciò che richiedono i committenti: le giornate sono un dato declinato in ore lavorate, ore di infortunio, con un calcolo percentuale delle ore di infortunio sulle lavorate… sono tutte informazioni che vanno consegnate anche all’ufficio sicurezza.

Foto: facebook.com/umbraservizisrl

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